Żyjemy w czasach, w których bardzo ważne jest tzw. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Z tym pojęciem związana jest również polityka prywatności Wzór takiego dokumentu można łatwo znaleźć w wielu miejscach w Internecie. Co musi on zawierać? Kiedy szczególnie należy go wdrożyć? Między innymi na te pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym, obszernym tekście.
Wstęp, czyli czym jest polityka prywatności?
Oficjalna definicja brzmi następująco: polityka prywatności jest właściwym, niezwykle ważnym dokumentem, bez którego nie możliwe byłoby prowadzenie strony internetowej w sposób zgodny z przepisami zawartymi w ustawie o ochronie danych osobowych, prawie telekomunikacyjnych oraz RODO. Dzięki niemu śmiało realizujemy nasz obowiązek informacyjny.
Okazuje się jednak, że nie zawsze musimy wdrażać ową politykę, ale są sytuacje, kiedy jest to w stu procentach obowiązkowe. Jakie? Mowa chociażby o założeniu i prowadzeniu profesjonalnego sklepu internetowego, serwisu społecznościowego albo bloga, w którym dostępne będzie np. forum i sekcja komentarzy dla internautów. Wtedy bowiem skrupulatnie gromadzimy dane osobowe naszych klientów za pomocą formularzy, stosujemy tzw. pliki cookies oraz dokładnie poznajemy ludzi, którzy przebywają dłuższy czas na naszej witrynie.
Polityka prywatności wzór
Wiemy już, co kryje się za tym dość powszechnym określeniem (słyszał o nim chyba każdy internauta). Pora więc wyjaśnić, jakie mniej więcej elementy powinien zawierać opisywany w tym artykule dokument. Są to dane, które ulegają przetwarzaniu. Ich zakres jest oczywiście bardzo szeroki, dlatego mając na stronie odpowiedni dokument, łatwo przedstawić wszystkie informacje, a później je szybko i bezproblemowo aktualizować.
Każda polityka prywatności powinna składać się z takich wiadomości, jak m.in.: nazwisko i telefon (także e-mail) administratora; cele, okres i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz wszelkie informacje o odbiorcach czy prawie do żądania dostępu do owych danych (także do takich czynności, jak: zarządzanie, eksportowanie, sprostowanie, ograniczanie, a nawet usunięcie). Nie należy również zapominać o innych dość istotnych punktach, w których zamieścimy, czym jest profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Poza tym konieczna okaże się pewna, wyraźna uwaga na temat tego, co może grozić w wypadku, gdy nie poda się danych oraz adnotacja o przysługującym prawie wniesienia skargi do odpowiedniego organu spełniającego nadzór nad RODO i ochroną danych osobowych.
Polityka prywatności – podsumowanie
Przedstawiliśmy powyżej cenne informacje dotyczące zagadnienia, jakim jest polityka prywatności wzór owej dokumentacji także jest znany. Podaliśmy co prawda ogólne warunki, kiedy powinna być ona wprowadzona, ale podsumujmy jeszcze ów temat, prezentując bardziej konkretne przykłady.
Sprzedaż wielu produktów oraz usług (branża jest bardzo szeroka) w sklepie online – to chyba najważniejszy przypadek, gdy wdrożenie polityki prywatności będzie konieczne. Wtedy zbieramy dane klientów. To samo robimy, gdy zarządzamy fanpage’em oraz grupą na Facebooku albo umożliwiamy zapisy na jakieś organizowane przez nas wydarzenie czy wydawany newsletter (specjalną internetową gazetkę rozsyłaną bezpośrednio do użytkowników sieci za pomocą poczty elektronicznej). To oczywiście nie wszystkie przypadki, gdzie polityka prywatności będzie tak samo wymagana.
Umieszczenie na stronie formularzy, które internauta musi otworzyć i następnie wypełnić, także związane jest z ową formą regulującą przetwarzanie danych. Co więcej, również miejsce, w którym użytkownik może dodawać swoje komentarze, nie istniałoby zgodnie z odpowiednimi, przyjętymi, ustalonymi normami. Jak się zatem okazuje, dokument zwany polityką prywatności, znacznie ułatwia przestrzeganie obowiązku prawnego, jakim jest edytowanie i ochrona danych osobowych w sieci. Powinien o tym pamiętać każdy, kto zamierza w niedalekiej przyszłości otworzyć własny sklep internetowy albo założyć bloga społecznościowo-kulturalnego.
